De evenementenwereld is hartstikke leuk, maar tegelijkertijd soms ook heel frustrerend. Waarom? Omdat er zoveel momenten van chaos ontstaan waarbij er vele gaten ontstaan. Om dat patroon te doorbreken en er zeker van te zijn dat je eigen evenement soepel verloopt, hebben wij de 7 meest voorkomende fouten in de evenementenwereld voor je uitgelicht.
Het geven van een evenement zonder eigen identiteit
Het geven van een evenement zonder eigen identiteit is de nummer 1 killer voor het geven van een evenement. Stel je voor je geeft een evenement met de naam X. De naam die je hebt gekozen is niet aanpasbaar, niet heel aantrekkelijk en ook niet iets waar mensen voor willen komen. Waarom zou je er dan mee door gaan? Zorg dat het juist aanpasbaar is, aantrekkelijk klinkt en dat je fomo creëert bij mensen waardoor mensen graag willen komen. Begin bij het begin. Vraag jezelf af: Is het design van je brand wel weerspiegelend naar je publiek? Weet wat je wilt waardoor je dus ook sneller en makkelijker kunt werken voor jezelf en het evenement al veel beter kunt gaan sturen. Neem dit goed door en voorkom de fouten in de evenementenwereld die we in deze lijst geven.
Het boeken van een verkeerde deejay
De grootste fout die de meeste organisatoren maken, is het boeken van een DJ op basis van het feit dat hij een vriend is of omdat er positieve verhalen over hem zijn gehoord. Men luistert naar zijn mixtape en baseert zijn kwaliteiten hierop. Dit is echter niet de juiste manier om te bepalen of iemand geschikt is voor het evenement. Het feit dat iemand een vriend is, betekent nog niet dat hij een toegevoegde waarde aan het evenement zal zijn. Sterker nog, het kan zelfs een verkeerd beeld geven van het evenement. Een mixtape geeft geen indicatie van hoe goed iemand zijn skills is, maar geeft wel aan welke muziekstijl iemand heeft. Daarom kan men niet weten of iemand een “goede DJ” is door alleen naar zijn mixtape te luisteren. De kenmerken om te bepalen of iemand een geschikte DJ is voor het evenement zullen later worden toegelicht. Voorkom dat je de fouten in de evenementenwereld maakt die hier worden uitgelicht.
Niet willen samenwerken met een andere partij
Een van de grootste fouten is het weigeren om samen te werken met andere partijen omdat ze als concurrentie worden beschouwd. Hoewel het geven van een evenement de verantwoordelijkheid is van de organisatoren, is het wel belangrijk om samen te werken om de kwaliteit te waarborgen. Door samen te werken ontstaan er meer creatieve ideeën en krijgen organisatoren nieuwe inzichten om het evenement op een hoger niveau te brengen. Dat betekent niet dat je nu er op financieel of juist op promotioneel vlak niks op kunt winnen. Samen kun je (als de samenwerking gezond is) Veel meer bereiken dan in je eentje. Daarom is het belangrijk om op een gegeven moment open te staan voor de juiste samenwerkingen.
Een DJ boeken op basis van de meningen van anderen
Bovendien is het belangrijk om te weten dat een DJ niet alleen de muziek speelt, maar ook verantwoordelijk is voor het creëren van een sfeer en het aansturen van de crowd. Dit vereist professionele vaardigheden en ervaring. Door een DJ te boeken op basis van de mening van anderen, neemt u het risico dat de DJ niet de juiste vaardigheden en ervaring heeft voor je evenement. Het kan zelfs leiden tot een slecht verloop van het evenement waar gasten niet tevreden zijn over de DJ en de muziek. Daarom is het altijd het beste om zelf onderzoek te doen naar de DJ en zijn vaardigheden voordat je een beslissing neemt om hem te boeken.
Een DJ is niet alleen verantwoordelijk voor het afspelen van de hits, maar ook voor het creëren van een onvergetelijke sfeer en het aansturen van de crowd. Dit vereist professionele vaardigheden en ervaring. Maar als je een DJ boekt op basis van de mening van anderen, loop je het risico dat deze niet beschikt over de juiste skills en ervaring voor jouw specifieke evenement. Dit kan leiden tot een slechte ervaring voor je gasten en dat wil je natuurlijk niet. Doe daarom altijd je huiswerk en onderzoek de vaardigheden van de DJ voordat je hem boekt. Zorg dat je de fouten in de evenementenwereld dus beperkt.
Geen duidelijk marketingplan
Een marketingplan is de roadmap voor de groei van je bedrijf, maar zonder een plan of zonder de flexibiliteit om het aan te passen aan veranderende omstandigheden, is je bedrijf gedoemd te falen. Net zoals een auto zonder kaart of GPS zich niet zal weten te redden, zal je bedrijf zich ook verdwalen zonder een plan. Maar een echte baas laat zich niet afschrikken door onverwachte omstandigheden zoals een pandemie, zoals Corona. Een echte baas heeft altijd een scenario A t/m Z klaar voor elke situatie en is altijd voorbereid op veranderingen.
Een goed marketingplan is een dynamisch document dat je helpt om je doelen te bereiken en je succes te meten. Het is een leidraad voor je beslissingen en activiteiten en helpt je om je budget efficiënt te besteden. Een flexibele aanpak is essentieel omdat de markt en de consument snel veranderen. Als je niet in staat bent om snel te reageren en je plan aan te passen, loop je het risico om achter te blijven bij de concurrentie en je doelgroep te verliezen.
Geen tot weinig communicatie voor en tijdens het evenement
Transparantie is de sleutel tot succes, zowel in het leven als in het runnen van een evenement. Als een organisator niet transparant communiceert, dan is het alsof je een feestje geeft waar geen enkele gast weet wat er gaat gebeuren. Je zet ze in voor verrassingen, en niet in de goede zin van het woord. Dit kan leiden tot ontevredenheid, chaos en een gebrek aan vertrouwen in jouw organisatie.
Maar een echte boss zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is en op dezelfde golflengte zit. Dit doe je door alles op papier te zetten en iedereen in te lichten over de verwachtingen. En als het evenement begint, blijf in contact met je team door middel van oortjes of walkie-talkies. Zo zorg je ervoor dat iedereen weet wat er speelt en dat er geen misverstanden ontstaan.
Geen tot weinig beeldmateriaal
Een evenement organiseren is als een grote puzzel, elk stukje is belangrijk om het geheel compleet te maken. Maar als er één stuk ontbreekt, kan het geheel onvolledig zijn en dat geldt ook voor beeldmateriaal. Want laten we eerlijk zijn, een evenement organiseren is niet alleen voor de gasten die er nu zijn, maar ook voor de toekomst. Je wilt immers laten zien hoe geweldig jouw evenementen zijn, zodat mensen het volgend keer weer willen bijwonen. Daarom is het onderdeel van de fouten in de evenementenwereld.
Beeldmateriaal zoals foto’s en video’s zijn hierbij onmisbaar. Foto’s geven een blijvende herinnering aan de gasten en video’s geven een compleet beeld van de sfeer, de muziek en de energie van het evenement. En het is ook een onmisbaar onderdeel van je marketing. Want hoe ga je anderen overtuigen om naar jouw volgende evenement te komen als je geen beeldmateriaal hebt om te laten zien?
Daarom is het belangrijk om te investeren in professioneel beeldmateriaal. Je wilt immers een goed beeld geven van je evenementen. Dus als je geen beeldmateriaal hebt, dan is dat een kans die je niet wilt missen. Maak er een prioriteit van en zorg dat je een goede fotograaf en videograaf hebt die jouw evenement kan vastleggen.